突然やってくるのが、離任です。

離任先でどんな立ち回りをするのか?
心配ですよね。

しかし、まだ今の部署でやることがあります。
それは、「離任の挨拶メール」です。

今までお世話になった方に感謝を伝え、
今後の関係も良好にするメールが大切です。

立つ鳥跡を濁さず。
今回は、離任の挨拶メールを簡単に
書ける方法をご紹介します。


離任の挨拶をメールで送るのはあり?


出典元:https://ferret.akamaized.net/images/58afce06fafbd82301000827/normal.jpg
離任の挨拶をメールで送るのは、
もちろんありです。

全ての人に、対面で挨拶できれば、
それが一番ベストですが、
なかなか難しいのが現実です。

突然いなくなったと思われてしまったら
その方が問題です。
対面で挨拶を出来ない場合は
きちんと最後の挨拶をメールで済ませておきましょう。

メールなら同じ内容を一斉送信できるから、
簡単ですね・・・・
それは、NGです。

離任の挨拶メールで注意すべき点を
ご紹介します。

離任の挨拶で気を付けないといけないことは?


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では、離任の挨拶メールで気を付ける部分を
ご紹介します。

【本文を使い回さない】
対面でのあいさつと同じくらい気を遣うのが基本です。
本文を使いまわしてしまっては、気遣いを感じません。
使い回しの文章は、既に見たことがある可能性があり、
読まれもしない可能性があります。
挨拶文の使いまわしは避けましょう。

【一斉送信しない】
BCCやCCでの一斉送信も気遣いを感じません。
人数の多い部署全員に、という事であれば
致し方ないですが、一斉送信は出来るだけ避けましょう。
一斉送信か~、と思われて、こちらも読まれない可能性があります。
一人一人、お世話になったエピソードを添えましょう。

【メールを当日に出さない】
せっかく文章を考えて、送信!
しかし、離任の当日に送信してしまっては、失礼です。
当日にメールを送られた方が、最後に会いたいと思っても、
予定が合わないという事も考えられます。
離任する2,3日前までにはメールするようにしましょう。

【関係者全員に挨拶すべき?】
お世話になった人は、もちろん送りますが、
全然関わりがない人や、
むしろ関係が悪い人もいるかもしれません。
しかし、今後、何かの仕事で交流が生まれるかもしれません。
今まで悪い関係の方も含めて、メールを送るようにしましょう。

社内以外に忘れてはいけないのが、「社外」です。
現在、商品を提案しているクライアントや
取引先の関係者にも挨拶をしましょう。
もちろん、
過去に取引があったお客様や関係者も忘れないようにしましょう。
部署が変わっても、また取引があってお会いすることがあると
思います。
社内以上に気を使って、挨拶をするように心がけてください。

 

メールで離任の挨拶の例文や文例を紹介


出典元:https://queria.jp/wp-content/uploads/2016/07/3.png
それでは、まず例文をご紹介します。

異動のご挨拶:技術部1課佐藤

△△部
〇〇さん

お疲れ様です。
技術部1課の佐藤です。

私事ではございますが、
9月1日付で編集部へ異動することとなりました。
5年前の着任以来、××様には製品の仕組み、仕事のやり方
製品紹介の方法など、本当にありがとうございました。
社内のみならず、取引先からも高評価をいただく案件が出来たのも
××様のお陰と心より感謝いたしております。

9月より技術部2課の〇〇さんが後任として参ります。
万全の引継ぎをいたしますので、引き続きご協力いただけますよう
お願いいたします。

編集部ではプロダクト雑誌を担当いたしますが、技術部での経験を活かし、
新しい商圏を開拓できるよう励んで参りたいと思います。
今後ともご指導いただけますようお願いいたします。

本来であればご挨拶に伺うべきところ、メールにて失礼させていただきますこと
お許しください。

技術部1課
佐藤
TEL:03-XXXX-XXXX

例文のポイントです。
①タイトル
一目で「離任の挨拶」と分かるようにしましょう。
様々なメールが届く中で、見落とされてしまう可能性があります。
例文のように名前を入れると、さらに良いです。

②異動の部署、日時を伝える
これは必須です。
必ず異動先の部署と日時をきちんと伝えましょう。

③感謝の気持ちを伝える
ここも重要です。
テンプレートやどこかで見た挨拶では、
感謝の気持ちが伝わりません。
具体的に、小さなエピソードでも構いません。
相手は、こんな些細なことを覚えてくれていたのか、
と感激してくれることでしょう。

④抱負を伝える
今後の抱負で、自分の意気込みを伝えましょう。
また業務の関係で、一緒に仕事をする可能性もあります。
これっきりだから・・・・
と考えずに、協力を仰げる関係を保っておきましょう。

⑤メールでの挨拶に関するお詫び
忘れがちなのが、この部分です。
本来はお会いしてご挨拶するのが、礼儀です。
しかし、メールとなってしまったという事なので、
お詫びをしておきましょう。

最後に

離任の挨拶メールは、ついつい一斉送信を
しがちです。

こういった細かい気配りが出来ると、
評判が上がり、出世につながることでしょう。

たかが、離任のメール・・・・と思わずに、
送る相手の事を思い浮かべながら、
挨拶の文章を考えてみてはいかがでしょうか?